Чем привлекателен электронный документооборот?

Все последние годы обсуждается идея отказа от бумажного оборота документов. Этот вопрос уже давно назрел и новые технологии вполне позволяют отказаться от бумажных носителей. Однако здесь не все так просто, нет единых стандартов, и нельзя просто так навязать его любой компании. Пока еще возможность по внедрению электронного документооборота ограничивается законодательно и многие компании (как и пользователи) к нему не готовы. А какие же преимущества имеет электронный документооборот.

 

Данное решение предназначено для оптимизации различных бизнес-процессов, которые связаны с документооборотом компании. Данная система позволяет делать юридически значимые сообщения EDI, которые делают работу компании с контрагентами оперативной и прозрачной. К тому же, это позволяет сократить издержки.

Преимущества электронного документооборота можно обрисовать следующим образом:

• Первое, конечно, экономия. В результате отказа от привычного документооборота на бумаге можно сэкономить значительные средства. Ведь тогда значительно сократятся ежемесячные расходы на чернила, бумагу, почтовые отправления и т.д. Не говоря уже о то, что все эти документы нужно где-то хранить и каталогизировать.
• Облегчается доступ к документам. Электронный документооборот подразумевает хранение всех документов в цифровом формате. В общем виде документы хранятся в «облаке», а доступ к ним реализован посредством веб-приложения. Все эти меры повышают мобильность, поскольку сотрудники компании могут работать удаленно.
• Упрощается организация документооборота. Ведь документы в электронном виде легче искать, упорядочивать, править и т.п. Ведь требуемый файл найти на сервере проще, чем в ворохе бумаг.
• Вопросы экологии. В России данные вопросы пока «не в тренде», но в будущем все изменится. Отказ от бумажного документооборота может спасти очень много деревьев. Кроме того, это позволяет сократить утилизацию картриджей, уменьшить вредные производства и уменьшить потребляемые ресурсы.